Projektplanung Projektentwicklung
Phase I

Projektplanung

#zielsetzung
#planung
#creative process

Filmprojekte können schnell aufwendig und schwer überschaubar werden. In diesem Post zeige ich Dir, wie Du mit der richtigen Projektplanung den Überblick behältst.


Nachdem ich mit der Story für meinen Film ein gutes Stück weiter gekommen bin, aber bei dem Jahresrückblick feststellen musste, dass es insgesamt dann doch nur sehr langsam vorwärtsgeht, ist es an der Zeit, die Dinge mal etwas organisierter anzugehen.

Wie so oft bei meinen Projekten habe ich auch dieses hier einfach angefangen. Idee im Kopf, loslegen und irgendwie schauen, dass man vorwärtskommt. Dabei hätte ich es eigentlich besser wissen müssen. Denn jede_r der/die schon mal ein größeres (Film-)Projekt angegangen ist, weiß, wie aus einer kleinen Idee schnell ein unüberschaubares Etwas werden kann, welches sich nur noch schwer bändigen lässt. 

Kreative Projekte erfordern, dass gewisse Abläufe eingehalten und erledigt werden müssen, bevor man Schritt für Schritt zum Ziel gelangt.

Gerade wenn man sich der Reihenfolge der Abläufe unsicher ist, nicht genau weiß, welcher Schritt auf den Nächsten folgt, kann es passieren, außer Tritt zu geraten. Der (Work-)Flow wird immer wieder von erneuter Planung und Ausrichtung unterbrochen. Das kostet Energie, die besser im kreativen Prozess investiert wäre.

Oftmals sind es genau diese Momente im Projekt, die einen zögern, vielleicht auch hinterfragen lassen, was man denn eigentlich hier tut. Denn man hat den Weg, der zum Ziel führt, nicht mehr vor Augen. Da kommt es nicht selten vor, dass in Zuge das Projekt vorzeitig abgebrochen wird. Ist einfacher. So erging es mir zumindest schon etliche Male.

Doch so groß und aufwendig das Projekt auch erscheinen mag, es findet sich immer ein Pfad, der diesen schier unüberwindlichen Berg hinaufführt und einen zur Spitze bringt.

In diesem Post lernst Du, wie die richtige Projektplanung dabei helfen kann, die nächsten Schritte immer vor Augen zu haben. Und am Ende gibt es noch ein paar Tipps, wie man sich die Arbeit daran erleichtern kann.

Wozu planen?

Die Planung eines Projektes liegt auf der Hand. Man will vorwärtskommen, sehen, wo man gerade steht und wie weit es bis zum Ziel ist. Noch wichtiger, ein richtig geplantes Projekt erleichtert den Wiedereinstieg, wenn der Wirbelwind des Lebens mal wieder alles durcheinandergebracht hat.

Denn eins steht fest: Nichts läuft wie geplant. Aber ein guter Plan hilft dabei, den Fokus wieder auf das zu richten, was wichtig ist.Also wieso nicht gleich gut vorbereitet sein?

If you fail to plan, you are planning to fail

Benjamin Franklin

Nachteile gibt es natürlich auch: Man muss sich die Zeit nehmen, das Projekt einmal komplett durchzudenken und dann einen Plan erstellen. Aber gut, Life’s a b… beautiful project that needs to be seen by the world.

Back to the Future

Methoden zur Projektplanung gibt es wie Sand am Meer. Die Technik, die mir am logischsten erscheint, ist das Backwards Planning.

Nicht nur, weil man mit dem schönsten Teil anfängt: dem Ende. Dem Blick von der Bergspitze. Dem erreichten Ziel. Ein tolles Gefühl! Und obwohl man noch nicht wirklich angekommen ist, lässt sich dieser Eindruck wunderbar mit in die Rückwärts-Planung nehmen. Während des geistigen Abstiegs ins Tal lässt man alle Stationen Revue passieren, die man durchlaufen musste, um ans Ziel zu gelangen.

Ein Projekt lässt sich schwer bis ins kleinste Detail planen. Deswegen kann man Abweichungen oder zusätzliche Aufgaben, die erst im Laufe des Projekts ersichtlich werden, später immer noch ergänzen. Der Backwards Plan ist kein starres Konstrukt, sondern eine Orientierungshilfe. Er ist dafür da, nicht nur den nächsten, sondern auch die folgenden Schritte aufzuzeigen. Vom Anfang bis zum Ende.

Bei meinem Filmprojekt sieht das wie folgt aus:

Ziel: der fertige Film

Der Weg dahin

  • Film auspielen
  • Sounddesign/ADR & Mix
  • Finales Grading
  • Titel(Animation) & Abspann
  • Compositing
  • VFX & 3D
  • Schnitt

— Postproduktion (Phase V)

  • Dreharbeiten
  • Proben & Blocking
  • Dreh- & Reiseplan erstellen
  • Dreharbeiten versichern
  • Crew festmachen
  • Drehbuch anpassen/ändern
  • Get together, Script durchgehen (Zoom)
  • Schauspieler festmachen
  • Camera Blocking anhand Locations mit DoP, Beleuchter, Ausstattung etc.
  • Locations festmachen & Drehgenehmigungen
  • Drehzeitpunkt festlegen
  • Crew & Schauspieler suchen
  • Finanzierung & Förderung fix machen

— Produktion (Phase IV)

  • Storyboards & Animatics anhand Locations
  • Pre-Mortem mit allen Key-Departments
  • Look Development mit DoP, Beleuchter, Ausstattung, (VFX Supervisor, etc.)
  • Technik & Stunts
  • Stammcrew suchen (Beleuchter, VFX Supervisor, Stuntcoordinator, 1st AD/Aufnahmeleitung, Line-Producer, …)
  • Recce Locations mit DOP (Aufnahmeleitung)
  • Aufnahmeleitung suchen
  • DoP Suchen
  • Locations suchen (mit Produzent)
  • Finanzierung & Förderung beantragen
  • Budgetierung
  • Look Development
  • Storyboards & Animatics mit Editor
  • Editor suchen

— Vorproduktion (Phase III)

  • Finale Drehbuchfassung – MILESTONE
  • Überarbeitung
  • Feedback einholen
  • Dritte Fassung überarbeiten
  • Feedback einholen
  • Zweite Fassung überarbeiten
  • Feedback einholen
  • Erste Fassung fertigstellen – MILESTONE
  • Dialoge
  • Vomit Draft

— Drehbuchschreiben (Phase II)

  • Storyablauf/Exposé – MILESTONE
  • Charakterentwicklungen ausarbeiten
  • Characterarc Held_in
  • Innere und äußere Konflikte der Charaktere
  • Charakterisierungen fertig
  • Storyidee ausformulieren – MILESTONE
  • Logline/Prämisse schreiben
  • Thema & Genre festlegen
  • Storyidee

— Ideenfindung & Story-Development (Phase I)

Ist doch gar nicht so viel. 😜

Bei den Aufgaben, die noch in weiter Ferne liegen, bin ich nicht so detailliert, wie bei denen, welche in absehbarer Zukunft anstehen. Jetzt werden sich manche Produzenten bestimmt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, weil etliches fehlt in meiner Planung.

Deswegen habe ich das Projekt in Themen-Blöcke (Phasen I-V) unterteilt. Das macht das Ganze etwas übersichtlicher und ist eine Phase abgeschlossen, kann man sich noch einmal in Ruhe die nächsten Schritte überlegen. Eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten liegt ja schon vor.

Zusätzlich zu den Blöcken habe ich mir Milestones markiert. Einzelne Punkte, an denen ein für mich wichtiger Schritt abgeschlossen ist. So gibt es zwischendurch auch mal einen Grund zum Feiern. Denn auch das gehört zu einer guten Projektplanung dazu: sich dem, was man erreicht hat, bewusst werden, reflektieren, durchschnaufen und sich mal auf die Schulter klopfen oder ´ne Party schmeißen. Whatever suits you.

The time is now

Alle Aufgaben, die es zu erledigen gilt, sind notiert, dann machen wir uns jetzt an die Planung. Zuerst sollte man sich überlegen, wie viel Zeit sich täglich für das Projekt aufbringen lässt. Morgens eine Stunde vor der Arbeit? Abends oder nachts, wenn einen keiner stört? Oder hat man eventuell den ganzen Tag Zeit? Das ist jedem selbst überlassen, wichtig ist nur, dass man sich auf einen Zeitraum festlegt, der unantastbar ist.

Auch wenn an manchen Tagen nur zwanzig oder dreißig Minuten zur Verfügung stehen, ist das immer noch besser als sich gar nichts. Kleine Einheiten bringen einen manchmal sogar weiter als Blöcke von ein oder zwei Stunden.

Du hast das bestimmt auch schon einmal erlebt? Endlich hat man sich mal ordentlich Zeit freigeschaufelt, um an dem Projekt zu arbeiten. Die zwei, drei Stunden vergehen wie im Flug und trotzdem hat man das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Im Gegensatz dazu gibt es Tage, an denen man sich nur mal kurz für eine halbe Stunde dransetzt und eine Aufgabe nach der anderen abhakt.

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Parkinsonsche Gesetz

Es kommt also nicht allein auf die Zeit an, sondern vor allem auf Kontinuität und Fokus.

Reality Bites

So, die tägliche Zeit ist notiert. Momentan sind bei mir nur 1 – 1:30 Stunden drin. Aber das ist realistisch. Oft ist es ja so, dass wenn man bis in die Haarspitzen motiviert ist, so plant, als ob es im Leben nichts anderes geben und man Tag und Nacht nichts anderes machen würde.

Kann das gut verstehen, geht mir bei jedem Projekt so. Doch dann legt man los und merkt recht schnell, dass das alles nicht wirklich rund läuft. Eher früher als später fühlt man sich leer und hat sein ganzes Pulver verschossen. Das Projekt wird auf Eis gelegt, weil es zu anstrengend und stressig ist und der Spaß daran sowieso schon vergangen ist. Deswegen sollte man nicht vergessen, Zeit für sich (Freunde, Partner_in, Familie, Haustiere etc.) einzuplanen.

Wenn Du nicht rund läufst, wird es Dein Projekt auch nicht.

Is so

Timemachine

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, sich klarzumachen, wie viel (Arbeits-)Tage einem überhaupt zur Verfügung stehen. Gerade wenn man Arbeit, Familie oder sonstigen Verpflichtungen nachzugehen hat.

Hierzu ist die Rechnung mehr als einfach:

365 Tage minus Wochenenden, Feier-,Brücken- (und Geburts-)tage, die in die Woche fallen.

Das ist je nach Bundesland unterschiedlich und lässt sich leicht herausfinden. Vor allem, wenn man Familie hat, fallen Feier- und Brückentage – und auch Geburtstage – ins Gewicht. Denn je nach Alter der Kinder, kommt man zum Arbeiten oder halt nicht.

Das Nächste, was man einplanen sollte sind: Urlaubstage, Krankentage (ja, die wird es leider geben), Sabbaticals oder was auch immer man sich für das Jahr vorgenommen hat.

Am Ende steht eine Zahl, die einem gar nicht mehr so groß vorkommt. In meinem Fall sind es 178 Arbeitstage oder 35,6 Arbeitswochen. 😱

INT. WOHNZIMMER – ABEND

In der Dunkelheit ist das Handydisplay die einzige Lichtquelle, die das Gesicht einer Person erstrahlen lässt. Die Augen tanzen über das Display, halten plötzlich inne.

DU

(überlegst)

Aber hat er nicht gesagt, dass ich täglich am Projekt arbeiten soll?

Eine tiefe, sonore Stimme DRÖHNT aus dem Off. Vor Schreck fällt das Handy fällt zu Boden und die Dunkelheit umschlingt die Person.

ICH

Yup, wenn es Dir möglich ist, natürlich. Ich weiß aber schon jetzt, dass ich an vielen Tagen einfach nicht dazu kommen werde. C’est la vie.

Aber jetzt hat man zumindest schon mal einen guten Überblick über die minimale Anzahl an Tagen, an denen man Zeit für sein Projekt hat. Wenn sich darüber hinaus noch Zeitfenster auftun, umso besser. Außerdem kann ein bisschen Zeitdruck nie schaden.

Attack the Block

Nun haben wir die tägliche Zeit, die Anzahl der Arbeitstage über das Jahr, dann kann die Planung ja losgehen. Die ersten Aufgaben des Backwards Plans bekommen jetzt einen zeitlichen Rahmen verpasst.

Hier sollte man ebenfalls ehrlich zu sich sein. Wenn man jeden Tag nur eine Stunde zum Arbeiten hat, wird es nicht möglich sein, in einem Monat einen Fünfzehn-minütigen Kurzfilm fertigzustellen. (Wenn ja, dann würde ich den gerne sehen)

Auch sollte man nicht die Arbeit vergessen, die zuvor in die einzelnen Aufgaben investiert werden muss: Recherche, Lesen, Interviews führen, Schreiben … das alles kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Um anzufangen, nehme ich den ersten Milestone des Backwards Plans und schaue, welche Wegpunkt dahin führen und schätze ab, wie lange ich dafür benötige. Anfangs liegt man immer daneben, aber mit der Zeit bekommt man ein besseres Verständnis dafür, wie lange bestimmte Aufgaben in der Regel dauern (könnten).

Sich auf einen Zeitraum festzulegen, ist zusätzlich ein kleiner Ansporn. Denn zu einfach und bequem sollte man das Projekt nicht planen.

Bei meiner Planung sieht das wie folgt aus: Den ersten Milestone habe ich schon hinter mir, deswegen fokussiere ich mich jetzt auf den Zweiten: Storyablauf und Exposé fertig haben. Toll. Um dahin zu gelangen muss ich

  1. Die Charakterisierungen fertig haben
  2. Die inneren und äußeren Konflikte der Charaktere bestimmen
  3. Die Charakterentwicklung des Helden oder der Heldin festlegen
  4. Die Charakterentwicklungen der anderen Charaktere ausarbeiten

Und dann natürlich noch Zeit einplanen, um das Exposé zu verfassen.

Ich plane mal pessimistisch mit einer Stunde Zeit am Tag, so komme ich auf 5 Stunden die Woche (wie gesagt, Wochenende geht momentan nicht). Die Charakterisierungen liegen zumindest schon mal in einer soliden Fassung vor. Das heißt, je nachdem, wie sich die Story entwickelt oder noch ändert, könnte ich die Anpassungen für alle Charaktere in einer Woche schaffen. 

Beim zweiten Punkt gestaltet sich das schon schwieriger. Mir fehlt nämlich noch der oder die Held_in. Hier können also locker ein bis zwei Wochen für draufgehen. Ebenso für die Charakterentwicklungen eben dieser.

Ich bin mal großzügig zu mir und veranschlage für die Punkte 2-4 jeweils zwei Wochen. Plus eine Woche für das Exposé. Ergibt insgesamt: 8 Wochen bis zum Milestone. Das ist doch mal eine gute Aussicht.

Was wir uns für die einzelnen Wochen vorgenommen haben, lässt sich jetzt wunderbar auf die Wochentage verteilen. So hat man immer im Blick, woran man arbeiten muss und muss nicht erst überlegen, was es zu tun gibt. Das Prozedere erspare ich Dir, ebenso, wie ich mit den weiteren Milestone verfahre. You get the idea.

Wie ich im letzten Post bereits angekündigt hatte, ist mein Ziel für dieses Jahr, das Drehbuch fertig zu haben. Und das wird laut meiner jetzigen Planung am Montag, dem 5. Dezember, sein. Oh Gott, dieser Druck. 😂

So lassen sich die einzelnen Milestones relativ einfach durchplanen und über das Jahr verteilen. Und wie bereits erwähnt, ist nichts in Stein gemeißelt und alles wird sowieso anders kommen, als man denkt. Aber der Backwards Plan weist einem auf jeden Fall immer den richtigen Weg.

Gerade im Entwicklungsprozess einer Story ist es wahrscheinlich, dass man zwischen einzelnen Punkten hin und her springen muss. Anpassungen, die an einer Stelle vorgenommen wurden, wirken sich natürlich auch auf andere Bereiche aus und vice versa.

Ebenso ist es vollkommen normal, sich erst einmal an die Abläufe zu gewöhnen und dementsprechend Anpassungen vorzunehmen. Das kann auch bedeuten, dass sich etwas nach hinten oder vorne verschiebt. Einfach flexibel bleiben und sich den Gegebenheiten anpassen.

Anfangs ist das schon ein komisches Gefühl, so weit vorauszuplanen. Vor allem, wenn ich noch nicht einmal weiß, was ich heute Abend essen will. Aber irgendwie gibt es einem dann doch ein gutes Gefühl, zu wissen, wo man am Ende des Jahres stehen wird (oder könnte).

Der Plan ist erstellt, now what?

Jetzt heißt es anfangen. Auch hier ist Jede_r unterschiedlich in der Herangehensweise. Es gibt aber Tools, die einem eventuell Hinweise darauf geben könnten, welche Art der Produktivitätsmethode die Richtige für ist. Ich zum Beispiel komme super mit der Time Blocking Methode zurecht.

Hier ist ausprobieren und experimentieren mit den verschiedenen Ansätzen angesagt. Wichtig ist, dass die Methode sich gut anfühlt, zu Dir passt und sich in Deinen Alltag integrieren lässt.

Tipps und Tricks

Und damit man jetzt auch anfängt, hier noch ein paar Tipps & Tricks, die ich im letzten Jahr Blog- und Filmschreiben gelernt und mir angeeignet habe, und die tatsächlich allesamt wunderbar funktionieren.

Mach Dir das Anfangen so leicht wie möglich. Bereite abends alles vor, was Du für den nächsten Tag benötigst. Man ist eher gewillt, mit dem Schreiben anzufangen, wenn ein Stift und Notizblock schon bereit liegen oder das Buch, das man lesen will, schon aus dem Regal genommen wurde.

Arbeite jeden Tag an deinem Projekt. Selbst wenn es nur 15 Minuten ist. So trainierst Du Dir eine Routine an. Die ist besonders dann von Vorteil, wenn Stimmung und Laune mal ganz tief in den Keller hinabgestiegen sind, – was passieren wird – Dich dann aber nicht davon abhalten, mit dem Projekt vorwärtszukommen.

Abstand nehmen. Manchmal will einfach nichts gelingen. Hier hilft ein kleiner Spaziergang, ein Besuch in Deinem Lieblingscafé, ein gutes Buch, eine Dusche. Alles, was Dich und somit auch Dein Gehirn auf andere Gedanken bringt. Unterbewusst arbeitet das Gehirn weiter an dem Problem. Nur wir müssen ja nichts damit zu tun haben. 😉 Nicht umsonst heißt es so schön, unter der Dusche kommen einem immer die besten Ideen.

Mit dem Stift denken. Eine Mindmap oder etwas Freewriting kann hilfreich sein, wenn Du nicht weiterkommst. Hier stellst Du das Problem in den Mittelpunkt und betreibst mit einer Reihe Fragen Ursachenforschung. Warum? eignet sich immer hervorragend als Frage. Siehe dazu auch die Methodik der 5-W-Methode

Mini Aufgaben. Die einzelnen Aufgaben nochmals in kleinere Abschnitte unterteilen. Das macht nicht nur das Anfangen leichter, es hilft dabei, den Überblick zu behalten und öfters in den Genuss kleiner Erfolgserlebnisse zu kommen. Da macht da Arbeiten doch gleich wieder mehr Spaß.

Gewohnheiten aneignen. Ziele zu haben ist gut, aber diese auch zu erreichen ist besser. Deshalb solltest Du Dir Gedanken darüber machen, welche Gewohnheiten Du Dir aneignen kannst, die Dich schlussendlich zum Ziel führen. Jeden Tag 500 Wörter schreiben, jeden Tag eine Filmidee ausdenken, jeden Tag 10 Liegestütze machen, jeden Tag einen Spaziergang machen, jeden Tag mindestens 15 Minuten am Projekt arbeiten, jeden Tag Zähneputzen … Moment mal! Das ist doch normal, dass man das macht, oder? Definitiv. Ist auch nur exemplarisch dafür, wie Gewohnheiten mit der Zeit in den Alltag übergehen und uns keinerlei Mühe mehr kosten. Und das funktioniert mit allen Gewohnheiten! Just saying.

Den Gegebenheiten anpassen. Bleib flexibel und akzeptiere, dass es auch Tage geben wird, an denen einfach nichts läuft. Was nicht heißt, dass Du dann nicht an Deinem Projekt arbeiten sollst. Hier geht es darum, sich bewusst zu machen, dass der nächste Tag wieder ganz anders aussehen wird. Und das Gefühl, sich durch einen beschissenen Tag durchgekämpft zu haben, ist allein die Mühe Wert. Meisten vergisst man die schlechte Laune sowieso, hat man erst einmal angefangen, sich in seinem Projekt zu vergraben.

Nicht stressen lassen, wenn Du Deine Ziele verfehlst. Der Backwards Plan dient als Leitsystem, wo die Reise hingehen wird, unabhängig von Zeitplänen. Vertraue Dir und dem Prozess und dass Du in jedem Fall Dein Ziel erreichen wirst. Auch mit kleinen Schritten kommt man den Berg hoch.

Spaß haben. Der wohl wichtigste Aspekt. Wenn Du Dich nur noch durch das Projekt quälst, ist es an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, wieso das so ist. Freewriting, Mindmap, Abstand nehmen und sich neu sortieren helfen immer. Manchmal ist es auch nur eine Phase, die wieder vorüber geht. Wenn nicht, dann mache etwas anderes mit Deiner Zeit.

FIN

Puh, das war ein ganz schöner Ritt. Wenn Du immer noch dabei bist, dann gratuliere ich Dir. Hoffe, Du konntest etwas für Dich und Deine Projektplanung mitnehmen? Mich würde interessieren, was Du von dem Backwards Plan hältst und wie Du deine Projekte angehst? Freue mich vom Dir zu hören.

Mein Projekt ist geplant, zumindest für dieses Jahr, der nächste Milestone in Sichtweite, jetzt bleibt nur noch anzufangen. Willst Du einen Blick über meine Schulter werfen, wie ich die einzelnen Schritte des Backwards Plans angehe und mich den Milestones nähere?

Dann trage Dich doch bei BEHIND THE SCENES ein. Ich schicke Dir jeden ersten Freitag im Monat einen Einblick in meinen kreativen Prozess.

Ich zeige Dir, welche Themen des Filmemachens mich gerade beschäftigen, was ich während der Recherche zu meinem Film spannendes entdeckt habe und suche nach Tipps und Tricks, den kreativen Prozess für uns Filmemacher einfacher zu gestalten. Außerdem erfährst Du so als Erste/r, wenn sich auf dem Blog was tut. Und das Beste: Wir können uns schnell und einfach über Ideen und Themen austauschen. Ich bin immer an Deiner Meinung und Deinem kreativen Prozess aussieht interessiert.  

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